Biuro Rachunkowe Marta Florczak

RODO

Szanowna Pani, Szanowny Panie, 

zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO) uprzejmie informuję, że:

  1. Administrator danych osobowych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach zawartej umowy oraz realizacji obowiązków określonych przez ustawę z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: Ustawa AML) jest:

Marta Florczak 

ul. Podwale 1/99

50-043 Wrocław

NIP 8942760028

T: (+48) 793 482 303

e-mail: biuro@ksiegowoscmf.pl 

  1. Ochrona Danych 

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw wynikających z RODO należy kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu email: biuro@ksiegowoscmf.pl 

  1. Cel i podstawa prawna przetwarzania:

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w ramach przygotowania i realizacji zawartej umowy oraz realizacji obowiązków określonych przez Ustawę AML. Podstawę stanowią działania w zakresie niezbędnym w celu: 

  1. przeprowadzenia negocjacji, zawarcia i realizacji umowy oraz realizacji obowiązków po jej ustaniu (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO), 
  2. wykonania przez Administratora obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO i art. 9 ust. 2 lit. b) RODO) ze szczególnym uwzględnieniem przepisów:
    1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
    2. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
    3. ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
    4. ustawy o z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
    5. ustawy AML.
  3. ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO i art. 9 ust. 2 lit. f) RODO), 
  4. potwierdzenia autentyczności i legalności reprezentacji – wykraczających poza zakres stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w rozumieniu Ustawy AML (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
  5. utrzymywania kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
  6. zachowania w tajemnicy informacji prawnie chronionych – wykraczających poza zakres określony tajemnicą zawodową oraz niezbędności ochrony systemów informatycznych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO),
  7. innych uprzednio wskazanych działań w ramach uzyskiwania zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO). 
  8. Zakres danych:

Pani/Pana dane będą przetwarzane w zakresie niezbędnym i oznaczonym w szczególności przez przepisy:

  1. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny,
  2. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
  3. ustawy AML, m.in. w ramach obowiązkowego stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w zakresie:
  1. identyfikacji Pani/Pana lub podmiotu przez Panią/Pana reprezentowanego oraz weryfikacji Pani/Pana tożsamości,
  2. identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikacji jego tożsamości, 
  3. ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku reprezentacji przez Panią/Pana podmiotu będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem,
  4. oceny Pani/Pana stosunków gospodarczych i, stosowanie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
  5. monitorowania Pani/Pana stosunków gospodarczych, 
  6. identyfikacji osoby upoważnionej oraz jego umocowania do działania w imieniu Pani/Pana lub podmiotu przez Panią/Pana reprezentowanego,
  7. dokumentowania stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz dokonanych analiz,
  8. ustalenia czy Pani/Pan lub członek Pani/Pana rodziny, bądź bliski Pani/Pana współpracownik zajmuje eksponowane stanowisko polityczne,  
  9. sporządzania kopii dokumentów tożsamości:
  1. osoby, z którą Administrator zawarł umowę,
  2. osoby upoważnionej do działania w Pani/Pana imieniu.     
  3. Odbiorcy danych:

Pani/Pana dane mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do ich otrzymania na mocy przepisów obowiązującego prawa, do których zaliczyć należy w szczególności urząd skarbowy, urząd celno-skarbowy, Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, ZUS, bank, firmę ubezpieczeniową, operatora pocztowego, firmę kurierską, kancelarię prawną, a także organy ścigania.

  1. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych:

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane przez Administratora odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, poza przypadkami wynikającymi z konieczności realizacji umowy potwierdzonymi w ramach wcześniej uzyskanej zgody. 

  1. Okres przechowywania danych:
  2. W zakresie wskazanym w pkt III 1), 2), 4) i 5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowane przez okres realizacji umowy, a następnie przez 5 lata, licząc od początku następnego roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych w:
  1. ustawie AML,
  2. przepisach prawa materialnego i procesowego,    

– po czym zostaną usunięte,

  1. W zakresie wskazanym w pkt III 3) Pani/Pana dane osobowe będą przechowane przez okres prowadzonych czynności lub do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa, tj. maksymalnie do 3 lat po czym zostaną usunięte, o ile ich dalsze przetwarzanie nie będzie konieczne w ramach zaistniałego sporu lub zgłoszonych roszczeń – po czym zostaną usunięte, 
  2. W zakresie wskazanym w pkt III 6) Pani/Pana dane osobowe będą przechowane zgodnie z zasadami ochrony systemów informatycznych – po czym zostaną usunięte,
  3. W zakresie wskazanym w pkt III 7) Pani/Pana dane będą przechowywane do czasu odwołania zgody lub braku niezbędności ich przetwarzania – po czym zostaną usunięte.
  4. Prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą:

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych, w przypadkach i na zasadach określonych w poniższych przepisach RODO, przysługuje Pani/Panu: 

  1. prawo dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO),
  2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO), 
  3. prawo do usunięcia danych (w tym tzw. prawo do bycia zapomnianym), z zastrzeżeniem art. 17 ust. 3 RODO,
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO), 
  5. prawo do sprostowania danych (art. 19 RODO),
  6. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO), 
  7. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO), 
  8. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, 
  9. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 
  10. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych:
  11. Podanie przez Panią/Pana danych w zakresie określonym przez przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny

– przy uwzględnieniu w szczególności wymogów wynikających z: 

  1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
  2. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  3. ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
  4. ustawy o z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,

– jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu zawarcia i realizacji umowy.

  1. Przetwarzanie danych, o których mowa w pkt IX 1) zależne będzie od zakresu i niezbędności dysponowania nimi przez Administratora, w tym zachowania integralności dokumentów.
  2. Podanie przez Panią/Pana danych w zakresie żądanym, a zarazem niezbędnym przez Administratora w celu realizacji obowiązków określonych przez Ustawę AML jest obowiązkowe.  
  3. Źródło danych:

Pana/Pani dane osobowe niezbędne do przeprowadzenia negocjacji, zawarcia i realizacji zawartej umowy oraz realizacji obowiązków określonych przez Ustawę AML:

  1. Pochodzą:
    1. bezpośrednio od Pani/Pana
    2. od podmiotu, którego jest Pani/Pan reprezentantem lub, w którym jest Pan zatrudniony – niezależnie od formy prawnej,
    3. od osoby upoważnionej do działania w Pani/Pana imieniu,  
  2. Mogą pochodzić również:
    1. od beneficjentów rzeczywistych,
    2. od trustów,
    3. ze źródeł:
  • publicznie dostępnych,
  • niezależnych, o których mowa w art. 37 Ustawy AML. 
  1. Monitoring:

Administrator w celu zachowania w tajemnicy informacji prawnie chronionych oraz niezbędności ochrony systemów informatycznych, w tym urządzeń końcowych, przy zachowaniu tajemnicy korespondencji oraz ochrony innych dóbr osobistych, prowadzi monitoring swojej sieci informatycznej.

  1. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie:

Pani/Pana dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Zgodnie z warunkami łączącej nas umową proszę o dopełnienie w imieniu Biura Rachunkowego obowiązku informacyjnego, o którym mowa w RODO wobec Pani/Pana pracowników – osób kontaktowych, reprezentantów oraz beneficjentów rzeczywistych.